AnleitungStand 30. Oktober 2026
Rechnungen aus E-Mails automatisch ablegen und weitergeben
Beim automatischen Ablegen von Rechnungen aus E-Mails geht es um zwei Aufgaben. Die Mail soll im Postfach in einem eigenen Ordner landen, und der Beleg soll den Belegeingang deiner Buchhaltung erreichen. Das Erste erledigen Gmail-Filter, Outlook-Regeln oder ein Agent in Command Mail[5][8]. Für das Zweite haben DATEV, Lexware Office und sevdesk eigene Belegadressen, an die du Rechnungen per E-Mail schickst[10][14][16].
Bei der automatischen Weiterleitung an solche Adressen kommen eigene Hürden dazu. Die Dienste nehmen Belege nur von freigegebenen Absendern an, Gmail verlangt einen Bestätigungslink im Zielkonto, und Microsoft 365 sperrt externe Weiterleitungen in vielen Organisationen[7][9][11]. Diese Anleitung zeigt beide Aufgaben und sagt, wo welche Hürde liegt. Command Mail ist unser Produkt; es erkennt, legt ab und gibt weiter, Buchungen legt es keine an.
Inhalt
- Das Ergebnis in Kürze
- Was du brauchst
- Welcher Weg passt?
- Schritt 1: Rechnungen im Postfach finden
- Schritt 2: Rechnungen automatisch in einen Ordner legen
- Schritt 3: Die Belegadresse deiner Buchhaltung einrichten
- Schritt 4: Rechnungen an die Belegadresse weiterleiten
- Was mit deinen Rechnungen bei Command Mail passiert
- Hat es geklappt?
- Fehlerbilder
- Echte Rechnung oder Köder?
- Nächste Schritte
- Quellen und Stand
- Häufige Fragen
- Quellen
01Das Ergebnis in Kürze
- Rechnungen im Postfach finden, in Gmail etwa mit der Suche
has:attachment filename:pdf subject:Rechnung[6]. - Rechnungen automatisch ablegen: in Gmail über Suchoptionen anzeigen → Filter erstellen → Label anwenden[5], in Outlook im Web über Einstellungen → E-Mail → Regeln → Neue Regel hinzufügen[8], in Command Mail mit einer Ordnerregel, die genau die Art Rechnung nennt.
- Belegadresse anlegen: in Lexware Office unter Einstellungen (Zahnrad) → Belegempfang[14], bei DATEV über Upload Mail[10]; sevdesk nimmt Belege an
autobox@sevdesk.emailan[16]. - Rechnungen an die Belegadresse geben: mit einer Regel auf dem Mailserver, nicht im installierten Mailprogramm[11], oder über einen Agenten in Command Mail, der weiterleitet oder einen Entwurf zur Freigabe anlegt.
- Mit einer Testrechnung prüfen, ob der Beleg im Belegeingang erscheint.
02Was du brauchst
Für das Ablegen reicht dein bisheriges Postfach. Für die Belegadresse brauchst du den passenden Tarif der Buchhaltung: Bei Lexware Office gibt es den Belegempfang per E-Mail laut Hilfe nur in der Version XL[14], DATEV Upload Mail setzt einen Vertrag für DATEV Unternehmen online voraus[10]. Bei sevdesk brauchst du die Adresse, mit der du dort registriert bist[16].
Für den Weg über Command Mail brauchst du ein Konto und einen Agenten, der MCP spricht, etwa Claude, ChatGPT oder Codex. Ablegen funktioniert schon im kostenlosen Tarif mit einem Postfach und den letzten 90 Tagen. Weiterleiten und Senden gibt es ab Pro, laut Tarifübersicht 19 € im Monat für die ersten 100 zahlenden Pro-Konten, solange deren Abo läuft, danach 29 €[2].
Neue Postfächer starten in Command Mail auf der Stufe „Vorschläge“, bei Kontostandard „Nur lesen“ auf „Nur lesen“. Beachte, dass mail:read alle Postfächer deines Kontos liest; die Stufe regelt nur, was der Agent je Postfach ändern darf.
03Welcher Weg passt?
| Weg | Legt im Postfach ab | Gibt den Beleg weiter | Typische Hürde |
|---|---|---|---|
| Gmail-Filter | Ja, mit Label[5] | Nur an bestätigte Adressen[7] | Belegadressen können den Bestätigungslink nicht öffnen[11] |
| Outlook-Regel auf dem Server | Ja, Ordner[8] | Ja, Weiterleiten an[11] | Externe Weiterleitung oft gesperrt (5.7.520)[9][12] |
| Regel im installierten Mailprogramm | Ja[8] | Möglich | Ursprünglicher Absender bleibt meist im Envelope[11] |
| Command Mail mit Agent | Ja, Ordnerregel für Rechnungen | Agent leitet weiter oder legt Entwurf an[2] | Weitergeben ab Pro; bei weitergeleiteten Adressen kommt deine Adresse nur über SMTP an |
04Schritt 1: Rechnungen im Postfach finden
Bevor du etwas automatisch ablegst, prüfe mit einer Suche, welche Mails dein Filter treffen würde. In Gmail findest du Mails mit Anhang über has:attachment, PDF-Dateien über filename:pdf und Wörter im Betreff über subject:[6]. Eine Suche wie from:rechnung@shop.example has:attachment trifft genau einen Absender.
Eine Suche nach dem Wort Rechnung im Betreff trifft jede Mail, die es trägt, auch Werbung oder eine gefälschte Rechnung. Grenze deshalb lieber je Absender ein und nimm neue Absender bewusst dazu. Gmail wendet einen neuen Filter zum Weiterleiten außerdem nur auf neue Nachrichten an[5].
05Schritt 2: Rechnungen automatisch in einen Ordner legen
Gmail. Klicke oben im Suchfeld auf Suchoptionen anzeigen, gib deine Kriterien ein und prüfe sie mit Suchen. Klicke dann unten im Suchfenster auf Filter erstellen, wähle, was der Filter tun soll, etwa ein Label anwenden, und bestätige mit Filter erstellen[5]. Ein Label „Rechnungen“ wirkt in Gmail wie ein Ordner.
Outlook im Web. Wähle oben Einstellungen, dann E-Mail und Regeln, und klicke auf Neue Regel hinzufügen. Jede Regel braucht einen Namen, eine Bedingung und eine Aktion, etwa „Betreff enthält“ und „Element in Ordner verschieben“[8]. Mit Speichern legst du die Regel an[8]. Willst du später auch weiterleiten, nimm beide Aktionen in dieselbe Regel auf; über Aktion hinzufügen sind mehrere Aktionen möglich[8].
Command Mail. Command Mail setzt selbst Kennzeichen wie Rechnung, Frist und Sicherheit[1]. Laut App-Code bekommt eine Mail das Kennzeichen Rechnung, wenn sie eine Rechnungsnummer in der Form „Rechnungsnummer: RE-123“ nennt, ihr Betreff mit Rechnung, Invoice oder Gutschrift beginnt, auch nach „Ihre“, „Deine“ oder „Your“, oder ein PDF mit einem dieser Wörter im Dateinamen anhängt. Die Erkennung arbeitet nur mit diesen Mustern und kann Rechnungen übersehen.
Regeln entstehen in Command Mail aus deinen Spam-Klicks, aus Vorschlägen, die du einschaltest, und aus Anweisungen an deinen Agenten. Sag ihm zum Beispiel: „Lege Rechnungen von shop.example in den Ordner Rechnungen.“ Eine Regel gilt für einen Absender oder eine Absenderdomain, auf Wunsch nur für eine Art von Mail[4]. Domains großer Anbieter wie gmail.com lehnt Command Mail als Regelziel ab[4].
Rechnungen gehören zu den geschützten Arten. Eine Regel legt sie nur ab, wenn sie genau die Art Rechnung nennt, und erkennt Command Mail zusätzlich eine Frist, entsteht trotzdem nur ein Vorschlag[4]. Als Frist zählt laut App-Code ein Satz mit Wörtern wie „fällig“, „bis zum“ oder „Frist“: Eine Rechnung mit „zahlbar bis zum 15.11.“ bleibt im Posteingang, bis du entscheidest, „zahlbar bis 15.11.“ dagegen erkennt der Code nicht als Frist.
Ob die Regel sofort wirkt, hängt an der Stufe des Postfachs. Auf „Vorschläge“ wird eine Regel deines Agenten zum Vorschlag, den du unter Automatik & Regeln einschaltest; auf „Bestätigte Regeln“ und „Begrenzte Ablage“ greift sie bei neuer Mail selbst. Auf vorhandene Mail wendet der Agent eine Regel in einem Schritt mit bis zu 200 Unterhaltungen an, den du zurücknehmen kannst[4].
06Schritt 3: Die Belegadresse deiner Buchhaltung einrichten
Lexware Office. Klicke auf das Zahnrad, wähle Belegempfang und dann jetzt einrichten. Trag vor dem @ einen Namen ein, um deine Zieladresse zu erzeugen, klicke auf Weiter und gib bis zu 20 Absenderadressen frei, von denen Belege kommen dürfen[14]. Nach einem weiteren Weiter wählst du, ob die freigegebenen Absender per Mail Bescheid bekommen[14]. Die Adresse endet auf @inbox.lexware.email[15].
Lexware Office verarbeitet nur angehängte Dateien: PDF, JPG/JPEG, PNG, TIF/TIFF oder XML für ZUGFeRD und XRechnung, nicht passwortgeschützt oder verschlüsselt, keine ZIP-Archive, höchstens 20 MB und 20 Anhänge je Mail[15]. Text im Mailrumpf erscheint nicht im Belegordner, und eine Eingangsbestätigung bekommt der Absender nicht[15].
DATEV Upload Mail. Belege gehen von einer berechtigten Absenderadresse an die DATEV-Ziel-E-Mail-Adresse des jeweiligen Belegtyps; die Einrichtung beschreibt DATEV in Dokument 1007550[10]. Die berechtigte Adresse muss als MAIL FROM im Envelope beim DATEV-Server ankommen[10].
DATEV nimmt PDF einschließlich ZUGFeRD sowie TIF und TIFF an, ein bis 50 Anhänge und zusammen höchstens 20 MB[10]. Eine XRechnung im XML-Format lehnt Upload Mail ab, ebenso verschlüsselte oder kennwortgeschützte Anhänge und Mails mit PGP oder S/MIME[10][13].
sevdesk. Die Autobox nimmt Belege an, die du an autobox@sevdesk.email schickst, und speichert die Anhänge als Beleg-Entwurf[16]. Das klappt laut sevdesk nur, wenn du von der Adresse sendest, mit der du dort registriert bist[16].
07Schritt 4: Rechnungen an die Belegadresse weiterleiten
Gmail an eine Belegadresse. Gmail sendet an jede neue Weiterleitungsadresse einen Bestätigungslink, den du im anderen Konto anklickst[7]. DATEV schreibt, dass sich Weiterleitungen von Anbietern mit solcher Bestätigung nicht einrichten lassen, und nennt Google Mail, WEB.DE und GMX[11]. Upload Mail verarbeitet nur Anhänge, sodass niemand den Link öffnen kann[11].
Ob Lexware Office oder sevdesk den Bestätigungslink irgendwo anzeigen, beschreiben ihre Hilfeseiten nicht[14][16]. Rechne damit, dass ein Gmail-Filter an diese Adressen ohne Umweg nicht funktioniert.
Outlook im Web oder Microsoft 365. DATEV empfiehlt, die Weiterleitungsregel zentral auf dem Mailserver anzulegen, in Outlook im Web unter Einstellungen → E-Mail → Regeln mit Regel hinzufügen[11]. DATEV nennt als Bedingung „Nur E-Mails mit Anhang“, als Aktion Weiterleiten an die Zieladresse und als Ausnahme noreply@uploadmail.datev.de, damit Antworten von DATEV keine Schleife bilden[11]. Ergänze die Bedingung um deine Rechnungsabsender, sonst geht jeder Anhang des Postfachs an DATEV; ohne diese Einschränkung passt die Regel nur für ein Postfach, das ausschließlich Rechnungen bekommt.
Eine Regel im installierten Mailprogramm empfiehlt DATEV nicht, weil dabei meist die Envelope-Adresse des ursprünglichen Absenders erhalten bleibt[11]. Kommt die Weiterleitung mit „550 5.7.520 Access denied“ zurück, sperrt eine Richtlinie die externe Weiterleitung[12]. Laut Microsoft entspricht der Standardwert der ausgehenden Spamfilterrichtlinie seit 2021 für neue Organisationen einer ausgeschalteten externen Weiterleitung; ändern kann das ein Administrator[9].
Command Mail mit einem Agenten. Eine Regel in Command Mail legt nur ab, Weiterleiten gehört nicht zu ihren Aktionen. Den Beleg weiterreichen kann ein verbundener Agent auf zwei Arten, mit oder ohne deine Freigabe. Regelmäßige Läufe richtest du im Agenten selbst ein[1].
Mit Freigabe legt der Agent eine neue Mail an die Belegadresse als Entwurf an, keinen Antwortentwurf, und hängt die Rechnung aus der ursprünglichen Mail an, laut App-Code höchstens fünf Dateien zu je 5 MiB. Dafür braucht er mail:draft und, weil er eine Datei aus dem Postfach übernimmt, mail:read; gesendet wird erst, wenn du genau diese Fassung freigibst, mit mail:send-approved auch über den Agenten[2]; auf „Nur lesen“ sendest du die freigegebene Fassung selbst. Für ein paar Rechnungen im Monat ist das der vorsichtige Weg.
Ohne Freigabe leitet der Agent die Mail samt Anhängen weiter. Dafür braucht er mail:read und mail:send, und das Postfach muss auf „Begrenzte Ablage“ (auto) stehen[2]. Jede Weiterleitung braucht einen eigenen sendKey, zählt gegen das Tageslimit (Standard 50) und darf höchstens 20 Empfänger haben[1][2]. Laut App-Code gehen bei einer einzelnen Mail höchstens fünf Anhänge zu je 5 MiB mit; bei einer ganzen Unterhaltung können es mehr Dateien sein, die Größengrenzen bleiben.
An No-Reply-Adressen und an Absender, von denen nur automatische Mail kam, schreibt ein Agent nicht von sich aus[1]. Hat deine Belegadresse dir bisher nur automatische Mail geschickt, lehnt Command Mail die Weiterleitung deshalb mit automated_sender ab und sendet nichts. Dann lass den Agenten eine neue Mail an die Belegadresse als Entwurf zur Freigabe anlegen.
Für Adressen, die per Weiterleitung zu Command Mail kommen, etwa aus Gmail oder GMX, entscheidet der Versandweg über die ankommende Absenderadresse. Über den SMTP-Server deines Anbieters sendet Command Mail laut App-Code mit deiner Adresse im Absender und als MAIL FROM; diese Adresse gibst du bei Lexware Office oder DATEV frei. Über das Relay kommt eine Command-Mail-Adresse mit deiner Adresse als Antwortadresse an, und die nimmt sevdesk nicht an[16].
08Was mit deinen Rechnungen bei Command Mail passiert
Rechnungen enthalten Bankverbindungen und Beträge. Command Mail wird von FYN Labs LLC in den USA betrieben, App und Datenbank laufen bei Cloudflare, Anhänge liegen in Cloudflares EU-Region[3]. Für die Einschätzung von Spam und Phishing gehen Absender, Empfänger, Betreff, Anhangnamen und bis zu 4.000 Zeichen Text eingehender Mail an den Dienstleister TypeSafe[3].
Laut App-Code gehen auch der Anzeigename und, bei automatischen Labels, deren Namen und Regeln mit. Öffnest du in der Web-App den Agentenbereich einer Mail, gehen Absender samt Anzeigename, Empfänger, bereinigter Betreff und bis zu 4.000 Zeichen Text an TypeSafe; die Liste ähnlicher Mails schickt die Ausgangsmail und bis zu 30 Kandidaten mit Absender, Betreff und bis zu 1.000 Zeichen Text. Mehr dazu unter Datenschutz bei KI-E-Mail-Assistenten. Nutzt dein Agent ein extern betriebenes Modell, liest auch dessen Anbieter, was der Agent liest.
09Hat es geklappt?
Teste mit einer echten PDF-Rechnung eines Absenders, für den deine Regel gilt; für eine eigene Testadresse legst du eine eigene, eng begrenzte Testregel an. Bei Lexware Office erscheint sie in der Belegliste unter Zu prüfen[14], bei sevdesk ganz oben in der Übersicht mit einem blauen Punkt neben dem Entwurfsstatus[16], bei DATEV unter dem gewählten Belegtyp in DATEV Belege online[10].
Prüfe in Command Mail vor dem Einschalten einer Regel, ob deine Testrechnung als Rechnung gekennzeichnet ist. Der Tagesüberblick, den dein Agent abruft, listet laut App-Code erkannte Rechnungen aus dem Posteingang mit Rechnungsnummern und Beträgen, bereits abgelegte Mails aber nicht. Danach steht jede Ablage durch eine Regel im Aktivitätsprotokoll als „Per Regel in Ordner abgelegt“, und du kannst sie dort zurücknehmen[1].
10Fehlerbilder
DATEV meldet „Kein gültiger Anhang“. Die Datei hat ein falsches Format, etwa eine XRechnung als XML, oder die Mail ist zu groß[13]. Schick PDF oder TIFF und bleib unter 20 MB und 50 Dateien[13].
DATEV meldet „550 5.7.1 Email loop detected“. Antworten von Upload Mail laufen zurück in deine Weiterleitung. Nimm noreply@uploadmail.datev.de als Ausnahme in die Regel auf[11].
Die Weiterleitung kommt mit 5.7.520 zurück. Dein Mailsystem blockiert automatische Weiterleitungen an externe Empfänger[12]. Bitte deinen Administrator, sie für dieses Postfach zu erlauben[9].
Lexware Office oder sevdesk zeigen nichts. Prüfe, ob die ankommende Absenderadresse freigegeben bzw. die sevdesk-Anmeldeadresse ist und ob der Beleg als Datei anhängt[15][16]. Lexware Office schickt keine Eingangsbestätigung; schau in der Belegliste nach[15].
Command Mail legt eine Rechnung nicht ab. Erkennt Command Mail eine Frist, wird nur ein Vorschlag daraus[4]. Fehlt das Kennzeichen, erkennt Command Mail die Mail nicht als Rechnung, und die Rechnungsregel greift nicht. Lege solche Mails von Hand ab; eine Regel ohne Art trifft laut App-Code nur Routinepost wie Newsletter und Benachrichtigungen.
Der Agent darf nicht weiterleiten. Steht das Postfach unterhalb von „Begrenzte Ablage“ oder fehlt mail:send, verweigert Command Mail den Versand; der Agent kann stattdessen einen Entwurf zur Freigabe anlegen[2]. Meldet er automated_sender, gilt die Belegadresse als Automat, und es bleibt nur der Entwurf[1]. Prüf Stufe und Rechte unter Automatik & Regeln.
11Echte Rechnung oder Köder?
Auch gefälschte Rechnungen kommen per Mail, und eine automatische Weiterleitung trägt sie ungeprüft in den Belegeingang deiner Buchhaltung. Command Mail bewertet jede Mail in Prozent für Spam, Betrug und Phishing, ohne Links oder Anhänge zu öffnen[1]. Ein Kennzeichen ist trotzdem kein Beweis, dass eine Rechnung echt ist[4].
Laut App-Code verliert eine Mail das Kennzeichen Rechnung nur, wenn sie sicher als Köder erkannt ist; bei bloßem Verdacht bleibt es mit einer Warnung daneben. Sag deinem Agenten deshalb ausdrücklich, Mails mit Phishing-Verdacht nicht weiterzuleiten. Woran du Fälschungen selbst erkennst, steht unter Phishing-Mails erkennen.
12Nächste Schritte
Fang mit zwei oder drei Absendern an, deren Rechnungen regelmäßig kommen, und erweitere erst, wenn die Testrechnungen sauber ankommen. Wie du Gmail und Outlook darüber hinaus sortierst, zeigen Gmail automatisch sortieren und Outlook automatisch sortieren.
Command Mail kostenlos starten, eine Adresse weiterleiten und deinen Agenten verbinden.
13Quellen und Stand
Stand: 2026-10-30. Alle Hilfeseiten und die öffentlichen Seiten von Command Mail wurden an diesem Tag abgerufen, die Dokumente der DATEV-Wissensplattform im Browser dargestellt[10]. Aussagen zur Rechnungserkennung, zum Köderfall, zu Entwurfsanhängen, zum Tagesüberblick und zu Absender und MAIL FROM bei SMTP und Relay beruhen zusätzlich auf dem App-Code im Commit d9ab36c (mail-signals.ts, mail-rules.ts, file-transfers.ts, mail-insight.ts, smtp-provider.ts, outbox.ts). Eine Weiterleitung an echte Belegadressen haben wir nicht getestet.
Häufige Fragen
Kann ein Gmail-Filter Rechnungen direkt an DATEV weiterleiten?
Laut DATEV nicht. Gmail schickt beim Einrichten einer neuen Weiterleitungsadresse einen Bestätigungslink an diese Adresse, und DATEV Upload Mail verarbeitet nur Anhänge, sodass niemand den Link öffnen kann. DATEV nennt Google Mail, WEB.DE und GMX ausdrücklich als Anbieter, bei denen sich die Weiterleitung deshalb nicht einrichten lässt.
Warum nimmt sevdesk meine weitergeleitete Rechnung nicht an?
sevdesk nimmt Belege per E-Mail nur an, wenn der Absender die Adresse ist, mit der du bei sevdesk registriert bist. Prüfe, welche Absenderadresse beim Weiterleiten tatsächlich ankommt. Beim Relay von Command Mail ist das eine Command-Mail-Adresse und passt deshalb nicht.
Leitet Command Mail Rechnungen von selbst weiter?
Nein. Regeln in Command Mail legen Mails in Spam, Archiv, einen Ordner oder den Papierkorb, weiterleiten können sie nicht. Weiterleiten oder einen Entwurf an die Belegadresse anlegen kann ein verbundener Agent, wenn du ihm die nötigen Rechte gibst und ihn regelmäßig laufen lässt.
Welche Dateien nehmen die Belegadressen an?
DATEV Upload Mail nimmt PDF einschließlich ZUGFeRD sowie TIF und TIFF an, eine XRechnung als XML nicht. Lexware Office nimmt PDF, JPG/JPEG, PNG, TIF/TIFF und XML für ZUGFeRD und XRechnung an. Bei beiden darf die Mail höchstens 20 MB groß sein.
Erkennt Command Mail jede Rechnung?
Nein. Laut App-Code gilt eine Mail als Rechnung, wenn sie eine Rechnungsnummer nach „Rechnungsnummer“ oder „Invoice no.“ nennt, der Betreff mit Rechnung, Invoice oder Gutschrift beginnt, auch nach „Ihre“, „Deine“ oder „Your“, oder ein PDF mit einem dieser Wörter im Dateinamen anhängt. Die Erkennung kann Rechnungen übersehen; ohne Kennzeichen greift eine Ordnerregel für Rechnungen nicht.
Quellen
- Command Mail: Dokumentation, Abschnitte Weiterleitung, Selbst antworten, Morgenüberblick und Risikobewertung
- Command Mail: Tarife und Agentenrechte
- Command Mail: Datenschutzerklärung (Stand 2026-10-28)
- Command Mail: Anleitung für Agenten zum Einordnen und Archivieren
- Gmail-Hilfe: Regeln zum Filtern von E-Mails erstellen
- Gmail-Hilfe: Suchoperatoren
- Gmail-Hilfe: Gmail-Nachrichten automatisch an ein anderes Konto weiterleiten
- Microsoft Support: E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln in Outlook verwalten
- Microsoft Learn: Automatische externe E-Mail-Weiterleitung steuern
- DATEV Hilfe-Dokument 1048780: Digitale Belege per E-Mail hochladen mit DATEV Upload Mail
- DATEV Hilfe-Dokument 1037960: Automatische Weiterleitung von E-Mails an DATEV Upload Mail
- DATEV Hilfe-Dokument 1049844: Meldung „550 5.7.520 Access denied“ beim E-Mail-Upload
- DATEV Hilfe-Dokument 1051303: Meldung „Kein gültiger Anhang“ beim E-Mail-Upload
- Lexware Office Help Center: Automatischen Belegempfang per E-Mail einrichten
- Lexware Office Help Center: Belege per E-Mail an Lexware Office senden
- sevdesk Wissensdatenbank: Belege erfassen