AnleitungStand 20. Oktober 2026

Outlook automatisch sortieren: Regeln, Relevanz und KI-Agent

Outlook sortiert Mails automatisch mit Posteingangsregeln: Du legst Bedingung und Aktion fest, etwa „Mails von news@shop.example in den Ordner Newsletter“, und Outlook führt das bei jeder neuen Mail aus. Zusätzlich trennt der Posteingang mit Relevanz wichtige Mails von Massenpost, ohne dass du Regeln schreibst. Ein KI-Agent lohnt sich erst, wenn deine Kriterien nicht mehr in eine feste Bedingung passen.

Diese Anleitung zeigt zuerst die Bordmittel in allen vier Outlook-Varianten, dann die Grenzen und zuletzt zwei Wege mit Agent. Einer davon ist Command Mail, unser Produkt. Er sortiert Kopien deiner Mails und verändert das Outlook-Postfach selbst nicht. Wenn du das Original ordnen willst, sind Outlooks Regeln der richtige Weg.

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Inhalt
  1. Das Ergebnis
  2. Voraussetzungen
  3. Welche Outlook-Funktion wofür?
  4. Schritt für Schritt: Regel im neuen Outlook und in Outlook.com
  5. Im klassischen Outlook und in Outlook im Web
  6. Reihenfolge und „Keine weiteren Regeln anwenden“
  7. Der Posteingang mit Relevanz
  8. Hat es geklappt?
  9. Fehlerbilder und Lösungen
  10. Wann ein KI-Agent mehr leistet
  11. Nächste Schritte
  12. Quellen und Stand
  13. Häufige Fragen
  14. Quellen

01Das Ergebnis

Am Ende kommen wiederkehrende Mails wie Newsletter, Versandbestätigungen und Benachrichtigungen ohne dein Zutun in eigene Ordner. Der Posteingang zeigt vor allem Mails von Menschen, mit denen du schreibst. Du weißt, welche Regel welche Mail bewegt, und kannst jede einzeln ausschalten.

02Voraussetzungen

Du brauchst ein Outlook-Konto und musst wissen, mit welcher Outlook-Variante du arbeitest. Microsoft unterscheidet in seiner Hilfe vier: das neue Outlook für Windows, das klassische Outlook, Outlook im Web für Geschäfts- und Schulkonten und Outlook.com für private Konten wie @outlook.com oder @hotmail.com.[1] Die Menüs unterscheiden sich, die Logik ist überall gleich.

Jede Regel braucht laut Microsoft mindestens drei Dinge: einen Namen, eine Bedingung und eine Aktion. Ausnahmen sind möglich.[1] Lege vorher die Zielordner an, oder erstelle sie direkt beim Anlegen der Regel.

03Welche Outlook-Funktion wofür?

WerkzeugWas es tutGut fürGrenze
PosteingangsregelFührt eine feste Aktion aus, sobald die Bedingung zutrifftBekannte Absender, Betreffwörter, VerteilerKennt nur exakte Bedingungen
Posteingang mit RelevanzTeilt in „Relevant“ und „Sonstige“, lernt aus deinem VerhaltenMassenpost vom Wichtigen trennenKeine Ordner, nur zwei Registerkarten
Archivieren, Verschieben in, Aufräumen (Outlook.com)Verschieben oder löschen Mails, die schon im Posteingang liegenAltbestand, für den keine Regel greiftNur für Outlook.com belegt
KI-AgentBeurteilt Inhalte und schlägt Gruppen oder Regeln vorUnscharfe Kriterien, gemischte AbsenderBraucht Zugriff und klare Rechte

04Schritt für Schritt: Regel im neuen Outlook und in Outlook.com

Das neue Outlook für Windows und Outlook.com sind fast gleich aufgebaut.[1]

  1. Klicke in der Nachrichtenliste mit der rechten Maustaste auf eine Mail des Absenders, den du sortieren willst.
  2. Im neuen Outlook zeigst du auf Regeln und wählst Regel erstellen, in Outlook.com wählst du Regel und dann Regel erstellen.
  3. Wähle den Zielordner und bestätige mit OK. Ab jetzt landen neue Mails dieses Absenders dort.
  4. Für weitere Bedingungen wählst du statt OK die Schaltfläche Weitere Optionen. Dort ergänzt du mit Bedingung hinzufügen, Aktion hinzufügen und Ausnahme hinzufügen, etwa „Betreff enthält Rechnung“ als Ausnahme.
  5. Setze bei Bedarf das Häkchen bei Keine weiteren Regeln anwenden und wähle Speichern.

Eine komplett neue Regel ohne Beispielmail legst du oben über Einstellungen → E-Mail → Regeln → Neue Regel hinzufügen an. Dort änderst du auch die Reihenfolge mit den Pfeilen und schaltest eine Regel mit dem Schalter neben ihrem Namen vorübergehend aus.[1] Die englische Oberfläche heißt Settings → Mail → Rules → Add new rule.

Im neuen Outlook kannst du eine Regel unter Einstellungen → E-Mail → Regeln auch auf vorhandene Nachrichten ausführen. In Outlook.com geht das laut Microsoft derzeit nicht: Eine neue Regel gilt dort nur für Mails, die danach eintreffen. Für den Altbestand verweist Microsoft auf „Archivieren“, „Verschieben in“ und „Aufräumen“.[1]

05Im klassischen Outlook und in Outlook im Web

Im klassischen Outlook klickst du eine Mail mit der rechten Maustaste an und wählst Regeln → Regel erstellen. Du wählst eine Bedingung wie Betreff enthält und die Aktion Element in Ordner verschieben. Mit dem Häkchen Diese Regel jetzt auf Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden sortiert Outlook auch den Bestand.[1] Vorlagen und die Liste aller Regeln findest du auf der Registerkarte Datei unter Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Dort wendest du Regeln mit Regeln jetzt anwenden später auf einen Ordner an.[1]

Bestimmte Regeln laufen im klassischen Outlook nur, solange Outlook auf deinem Rechner geöffnet ist; Outlook zeigt dann eine Warnung.[1] Solche Regeln heißen clientseitig. Das neue Outlook kann einige von ihnen nicht verarbeiten. Microsoft empfiehlt, sie dort durch eine neue Regel zu ersetzen.

In Outlook im Web öffnest du Einstellungen → E-Mail → Regeln → Neue Regel hinzufügen. Dort ist die Option, keine weiteren Regeln anzuwenden, laut Microsoft standardmäßig eingeschaltet. Trifft eine Mail auf mehrere Regeln zu, wirkt dann nur die erste.[1]

06Reihenfolge und „Keine weiteren Regeln anwenden“

Outlook prüft Regeln von oben nach unten. Die Option, keine weiteren Regeln anzuwenden, in der englischen Hilfe „Stop processing more rules“, beendet die Prüfung nach der ersten passenden Regel.[3] Das schützt vor Widersprüchen. Microsofts Beispiel: Eine Regel verschiebt Mails mit dem Betreff „Hochzeitspläne“ in einen Ordner, eine spätere löscht alle Mails mit Anhang. Ohne den Stopp würde eine Hochzeitsmail mit Anhang gelöscht.

Setze deshalb enge Regeln für Wichtiges nach oben und breite Regeln wie „alles von dieser Domain ins Archiv“ nach unten. Eine Regel, die löscht, gehört ans Ende und sollte eine Ausnahme haben.

07Der Posteingang mit Relevanz

Der Posteingang mit Relevanz teilt den Posteingang in die Registerkarten „Relevant“ und „Sonstige“. Laut Microsoft berücksichtigt er, mit welchen Mails und Kontakten du arbeitest, und filtert automatisch erzeugte und Massenmails heraus.[2] Du schaltest ihn in Outlook im Web und Outlook.com oben unter Einstellungen in den Einstellungen der Nachrichtenliste im Abschnitt „Posteingang mit Relevanz“ ein, im klassischen Outlook auf der Registerkarte Ansicht mit Posteingang mit Relevanz anzeigen.

Sortiert er einen Absender falsch ein, klickst du dessen Mail mit der rechten Maustaste an. Im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com wählst du dann Verschieben und das Ziel, im klassischen Outlook direkt „In andere verschieben“ oder „In Relevant verschieben“. Mit der jeweiligen Option „immer verschieben“ landen alle künftigen Mails dieses Absenders auf der gewählten Registerkarte.[2] In Outlook für Windows gibt es die Funktion nur für Microsoft-365-, Exchange- und Outlook.com-Konten. Regeln und Relevanz ergänzen sich: Relevanz trennt grob, Regeln legen in Ordner ab.

08Hat es geklappt?

Schick dir eine Testmail, die eine Regel erfüllt, etwa mit dem Betreffwort aus deiner Bedingung. Sie sollte im Zielordner erscheinen, nicht im Posteingang. Die Regelliste findest du im neuen Outlook, in Outlook im Web und in Outlook.com unter Einstellungen → E-Mail → Regeln, im klassischen Outlook unter Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten. Prüfe danach in der Regelliste, ob die Regel eingeschaltet ist und an der richtigen Stelle steht. Öffne ein paar Tage lang täglich die Zielordner und die Registerkarte „Sonstige“, um Fehlgriffe früh zu sehen.

09Fehlerbilder und Lösungen

Die Regel greift bei alten Mails nicht. Regeln gelten zunächst nur für neue Mails. Im neuen und im klassischen Outlook kannst du sie auf den Bestand ausführen, in Outlook.com nicht.[1]

Im neuen Outlook fehlt die Regel für dein Gmail-Konto. Das neue Outlook unterstützt derzeit keine Regeln für Drittanbieterkonten wie Gmail, Yahoo und iCloud. Lege den Filter beim jeweiligen Anbieter an.[1]

Eine Regel aus dem klassischen Outlook läuft im neuen Outlook nicht. Sie ist vermutlich clientseitig. Erstelle sie im neuen Outlook neu.[1]

Eine zweite Regel wird nie ausgeführt. Eine Regel weiter oben hat die Option, keine weiteren Regeln anzuwenden, gesetzt. Ändere die Reihenfolge oder entferne das Häkchen.[3]

Eine Weiterleitungsregel im Arbeitskonto scheitert mit 5.7.520. Microsoft 365 kann automatische Weiterleitung nach außen per Organisationsrichtlinie blockieren, und dieser Code weist auf eine solche Sperre hin. Die Einstellung verantwortet deine IT; umgehe sie nicht.[6]

10Wann ein KI-Agent mehr leistet

Regeln scheitern an Fragen wie „alles, was nach Werbung aussieht, aber nicht von meinen Kunden kommt“ oder „Rechnungen in einen Ordner, egal von wem“. Ein Agent kann den Inhalt lesen und Mails nach Art gruppieren. Dafür gibt es zwei unterschiedliche Wege.

Claude direkt im Microsoft-365-Postfach. Claudes Microsoft-365-Connector kann mit Schreibwerkzeugen Mails ordnen und Kategorien, Posteingangsregeln und Abwesenheitsnotizen verwalten. Die Schreibwerkzeuge muss die Organisation eigens freigeben.[4] Laut Anthropics Sicherheitsleitfaden gibt es dafür je ein Werkzeug zum Anlegen und zum Löschen einer Posteingangsregel, mit dem Recht MailboxSettings.ReadWrite.[5] Damit schreibt der Agent echte Outlook-Regeln, die auch ohne ihn weiterlaufen. Der Connector braucht ein Microsoft-365-Arbeitskonto mit Entra-Mandant; private Konten wie @outlook.com, @hotmail.com oder @live.com unterstützt er nicht.[4] Die Einrichtung steht in Outlook mit Claude verbinden.

Command Mail mit eigenem Postfach. Command Mail empfängt deine Outlook-Mails per Weiterleitung als Kopien, zusammen mit Adressen anderer Anbieter. Änderungen gehen nicht ins Outlook-Postfach zurück.[7] Ein Agent wie Claude, ChatGPT oder Codex sortiert dort über MCP. Eine Regel in Command Mail gilt für genau eine Absenderadresse oder eine Absenderdomain, optional zusätzlich für eine Art von Mail, Betreffwörter oder ein Postfach. Mögliche Aktionen sind Spam, Archiv, ein Ordner oder Papierkorb.[9] Nennt eine Regel keine Art, trifft sie nur Routinepost wie Newsletter, Werbung und Benachrichtigungen. Domains großer Anbieter wie gmail.com sind als Regelziel ausgeschlossen. Als Rechnung, Frist oder Sicherheitshinweis erkannte Mails schiebt keine Regel in Spam oder Papierkorb; archivieren oder ablegen darf eine Regel sie nur, wenn sie genau diese Art nennt und kein weiterer Schutzgrund dagegen spricht.

Der Unterschied zur Outlook-Regel ist die Freigabestufe je Postfach. Auf der Stufe „Vorschläge“ wartet jede Sortieraktion des Agenten auf deine Bestätigung, auch Treffer eingeschalteter Regeln. Auf „Bestätigte Regeln“ wirken eingeschaltete Regeln bei neuer Mail selbstständig.[8] Ein Postfach ohne eigene Einstellung übernimmt die Zeile „Catch-all und neue Postfächer“; ist auch sie leer, gilt auto. Prüfe deshalb vor dem ersten Agentenlauf unter Automatik & Regeln die Stufe jedes Postfachs. Der kostenlose Tarif enthält Lesen, Suchen und Sortieren für ein Postfach mit den letzten 90 Tagen, aber keinen Versand.[8] Den vorsichtigen Ablauf beschreibt Postfach mit KI aufräumen.

Bei Arbeitskonten kann die Weiterleitung an einer Sperre externer Weiterleitung scheitern.[6] Dann ist der Claude-Connector meist der passende Weg. Für private Outlook.com-Konten, die du mit anderen Adressen zusammenführen willst, passt Command Mail.

11Nächste Schritte

Fang mit drei Regeln für die Absender an, die dich täglich stören, und schalte den Posteingang mit Relevanz ein. Nach einer Woche siehst du, was noch durchrutscht. Erst dann lohnt ein Agent, und zwar mit dem kleinsten Recht, das die Aufgabe braucht. Für mehrere Adressen hilft Alle E-Mail-Adressen in einem Postfach.

12Quellen und Stand

Stand: 2026-10-20. Die Microsoft- und Anthropic-Hilfeseiten und die öffentlichen Seiten von Command Mail wurden an diesem Tag abgerufen. Microsofts deutsche Hilfetexte sind teils maschinell übersetzt und weichen in Menünamen voneinander ab; im Zweifel gelten die Bezeichnungen in deiner Outlook-Oberfläche. Die Aussagen über Regeln in Command Mail beruhen zusätzlich auf dem App-Code in Commit d6ad1ce (Regelwerkzeuge, Regelabgleich, Einordnung). Einen eigenen Test der Outlook-Menüs enthält diese Anleitung nicht.

Häufige Fragen

Wie sortiert Outlook Mails automatisch in einen Ordner?

Mit einer Posteingangsregel. Du klickst eine Mail mit der rechten Maustaste an und wählst im neuen Outlook Regeln → Regel erstellen, in Outlook.com Regel → Regel erstellen, dann den Zielordner. Danach verschiebt Outlook neue Mails dieses Absenders automatisch. Für mehr Bedingungen öffnest du Einstellungen → E-Mail → Regeln.

Warum greift meine Regel nicht bei Mails, die schon im Posteingang liegen?

Regeln gelten zunächst nur für neu eingehende Mails. Im neuen Outlook kannst du eine Regel in den Regeleinstellungen auf vorhandene Nachrichten ausführen, im klassischen Outlook über Regeln jetzt anwenden. Outlook.com bietet das laut Microsoft derzeit nicht; dort helfen Archivieren, Verschieben in und Aufräumen.

Funktionieren Outlook-Regeln auch für Gmail-Konten?

Im neuen Outlook für Windows nicht. Microsoft schreibt, dass das neue Outlook derzeit keine Regeln für Konten von Drittanbietern wie Gmail, Yahoo und iCloud unterstützt. Solche Filter legst du beim jeweiligen Anbieter an.

Was ist der Unterschied zwischen Regeln und dem Posteingang mit Relevanz?

Eine Regel tut genau, was du festlegst, etwa Absender X in Ordner Y. Der Posteingang mit Relevanz teilt den Posteingang selbst in Relevant und Sonstige und lernt dabei aus deinem Verhalten. Er verschiebt nichts in Ordner, und du kannst ihm für einzelne Absender eine feste Zuordnung beibringen.

Kann ein KI-Agent Outlook-Regeln für mich anlegen?

Mit Claudes Microsoft-365-Connector ja, wenn die Organisation die Schreibwerkzeuge freigegeben hat. Dann gibt es ein Werkzeug zum Anlegen und eines zum Löschen von Posteingangsregeln. Private Outlook.com-Konten unterstützt der Connector nicht.

Quellen

  1. Microsoft: E-Mail-Nachrichten mithilfe von Regeln in Outlook verwalten support.microsoft.com, abgerufen am
  2. Microsoft: Posteingang mit Relevanz für Outlook support.microsoft.com, abgerufen am
  3. Microsoft: Verarbeitung weiterer Regeln in Outlook beenden support.microsoft.com, abgerufen am
  4. Anthropic: Connect to Microsoft 365 support.claude.com, abgerufen am
  5. Anthropic: Microsoft 365 connector security guide support.claude.com, abgerufen am
  6. Microsoft Learn: Externe E-Mail-Weiterleitung steuern learn.microsoft.com, abgerufen am
  7. Command Mail: Dokumentation commandmail.app, abgerufen am
  8. Command Mail: Tarife und Agentenrechte commandmail.app, abgerufen am
  9. Command Mail: Anleitung für Agenten zum Einordnen und Archivieren commandmail.app, abgerufen am
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